打好接收“攻坚战”落实“三步检查验收”接收利用“无缝对接” 档案“活”起来 服务提效能

工作人员在整理档案。

　　“现在真是太方便了，仅用了短短几分钟，几十年前的老资料就从电脑上找出来了。”近日，在市档案馆驻莱芜档案服务窗口，前来查询退休需用相关档案的莱芜区市民李大爷高兴地说。

　　“别小看这小小的民生档案，它涉及千家万户，必须要规范管理。”市档案馆工作人员唐元贵说，以前查询档案非常繁琐，费时费力，而现在群众可通过网络、电话、邮寄等多种方式进行查询。

　　档案的生命在于服务，服务的基础在于有良好的档案业务工作积累。近年来，市档案馆在做好原莱芜市档案接收工作、打好接收档案攻坚战的同时，大力加强原莱芜市档案的规范化管理和信息化建设，围绕当地经济社会发展和群众使用档案需求，完善服务形式和措施，档案公共服务能力不断提升。

　　确保质量效率打好档案接收“攻坚战”

　　“2019年3月1日至4月30日是集中接收档案阶段，我们日均接收档案0.79万卷(件)，排架长度达87米。”据唐元贵介绍，其间接收的档案涉及经济、政治、文化和社会生活等各个方面，与日常接收档案工作相比，工作量和难度之大前所未有，并且档案跨越了解放战争、社会主义革命、社会主义建设和改革开放等4个历史阶段，时间跨度长达73年。据不完全统计，本次接收的档案，立档单位达290多个，并且构成非常复杂，档案载体门类多样，定期保管档案比重大。

　　为高质量完成任务，市档案馆工作人员勇挑重担、加班加点，创造性地开展工作。

　　接收档案工作进展之迅速、效率之高速、成效之显著远远超出预期。工作人员发扬“5 + 2”“白+黑”的精神，全身心地投入到接收档案工作中。负责业务指导的同志每天在各部门单位档案整理移交现场穿梭进行业务指导，处于高度饱和的工作状态，尤其在攻坚阶段，晚上12点仍然有咨询业务问题的，早晨6点就有联系业务指导的。负责接收档案进馆的工作人员加班加点，认真细致，实行清点—验收—搬运—排架—核对一条龙作业，提高了效率，确保了质量。

　　2019年至2020年底，市档案馆共接收原莱芜市直机关档案60.14万卷(件、盒、盘、张，以下简称“卷(件)”)，排架长度6600米。通过接收档案，馆藏档案规模显著扩大，突破200万卷(件)大关，达到204.03万卷(件)，增长了41.80%，档案排架长度达到14600米，增长了82.5%，馆藏档案内容极大丰富，结构有效改善。

　　“三步检查验收”…………建立完整齐全的档案“资料库”

　　保障接收档案整理质量和齐全完整，是接收档案工作的关键性环节。在接收档案工作实践中，市档案馆探索施行了“三步检查验收法”，即业务指导组现场检查验收、接收档案组现场检查验收、档案进馆检查验收。

　　业务指导组现场检查验收。业务指导组根据部门单位的申请，深入现场进行检查验收，检查验收积存文件材料是否彻底清理、整理，所有门类与载体的档案整理质量是否达到标准要求等。

　　接收档案组现场检查验收。业务指导组经现场检查验收，认为达到接收标准要求，通知接收档案组，再进行现场检查验收，经检查验收认为达到标准要求、可以准备移交进馆，再指导移交部门单位做好档案清点、搬运工作，要求确保档案搬运过程中的安全。在此基础上，市档案馆统筹安排符合接收标准部门单位移交档案的具体时间。

　　档案进馆检查验收。移交部门单位将档案搬运到市档案馆后，由移交部门单位对移交档案再进行系统清点。清点完成后，组织档案专家、业务骨干，按保管期限分别检查验收。

　　通过探索施行“三步检查验收法”，有效确保了接收档案的齐全、完整、系统。

　　接收利用“无缝对接”………打造服务便捷通道

　　市档案馆坚持接收档案与档案提供利用两手抓、两手硬，坚持以接收为基础，以利用为目的，一边接收档案，一边搞好档案提供利用，实现两者的无缝对接，为当地经济社会发展和群众提供及时、便捷、良好的档案服务。

　　为确保档案的优质高效提供利用，市档案馆驻莱芜档案服务窗口根据馆藏档案特点，实行微机查档、手工查档“两线作战法”。同时，及时调整档案数字化内容，将部分档案涉及面广、利用率高的全宗纳入档案数字化内容，数字化档案4.76万件、67.66万页，有效地满足了单位和群众的档案提供利用需求。同时，加强档案提供利用业务学习研究，全体工作人员沉下心来，扑下身子，认真研究档案内容、构成、价值，学习档案提供利用特别是微机查档技术，为提高档案利用效率、有效发挥服务功能提供了业务技术支撑。

　　2019年至2022年5月底，市档案馆驻莱芜档案服务窗口共接待利用者2.24万人次，提供档案9.10万卷(件)次，提供档案复印件12.59万页。(本报记者吴健 刘然)